Tapahtuman järjestäminen

Mitä kaikkea tällaisen tapahtuman järjestäminen vaatii? En ole itse ollut ihan jokaisessa käänteessä mukana, mutta juttelin tapahtumanjärjestäjän RUOKOdesignin Sannan kanssa PUREn järjestämiseen liittyvistä muista töistä ja sain melko kattavan kuvan siitä, mitä yritykseltä vaaditaan, jotta tällaisen tapahtuman järjestäminen mahdollistuu. Jäsentelen tähän julkaisuun lyhyesti tapahtuman rakennetta kokonaisuudessaan.


Tapahtuman rakentuminen noin suurinpiirtein ajallisesti loogisessa järjestyksessä:

-Sopivan tilan löytyminen kannattavalta paikalta 
-Kulujen ja menojen arviointi ja laskeminen, tulevan myynnin arvioiminen ja mitä sen saavuttamiseksi vaaditaan
-Mahdollisten työntekijöiden rekrytointi ja ohjeistaminen
-Tapahtuman visuaalisen ilmeen luominen, julisteiden ym mainonnan valmistaminen
-Tehokkaan markkinoinnin aloittaminen hyvissä ajoin
-Sopivien yhteistyökumppaneiden hankkiminen tapahtumaan, osallistumismaksun ja mahdollisen provision määrittäminen sekä muiden ehtojen luominen
-Yhteistyökumppaneiden ohjeistaminen (myynti, markkinointi, tuotetoimitukset, pakkaaminen ym..)
-Mainosten levittäminen ja yhteydenotot mediaan, bloggareihin ja muihin mainonnan kanaviin
-Markkinoinnin tehostaminen tapahtuman lähestyessä
-Postikuljetusten vastaanottaminen
-Kassajärjestelmän valitseminen ja tietojen syöttäminen kassajärjestelmään
-Omien tuotteiden valinta ja pakkaaminen, tuotteiden kuljettaminen 
-Tilan rakentaminen ja somistaminen
-Myyntityö ja siihen liittyvä muu toiminta
-Lisätilausten tekeminen
-Markkinoinnin jatkuminen koko tapahtuman läpi (uudet innostavat julkaisut, tuoteinfot, tempaukset, arvonnat, alennukset ym..)
-Oman yrityksen toiminnan pyörittäminen tapahtuman ohessa
-Tuotetoimitusten järjestäminen asiakkaille
-Myyntitapahtuman purkutyöt ja siivous
-Tuotteiden palauttaminen yhteistyökumppaneille
-Raportointi, tilitykset, palautteet ja arviointi tapahtuman kannattavuudesta